Árajánlat minta: mi legyen benne, és hogyan küldd el?
Egy jó árajánlat tíz dolgot mond el egyértelműen: ki ajánl, kinek, mit, mennyiért (nettó, áfa, bruttó), milyen feltételekkel, mikorra, meddig érvényes, mi nincs benne, kihez lehet fordulni, és hogyan lehet elfogadni. Ez a cikk végigveszi a részeket, ad egy átírható mintát, és megmutatja, hogyan lesz az elfogadott ajánlatból kézi átírás nélkül számla.
Megjelent: · Szerző: a HelloCRM csapata
Az alap CRM örökre ingyenes. Előregisztrálj, és az elsők között jutsz be.
Mi az árajánlat, és mire jó egy minta?
Az árajánlat írásos ajánlat a vevőnek arról, hogy a cég milyen terméket vagy szolgáltatást, milyen áron és milyen feltételekkel teljesítene. Az ügyfél ebből dönt, ezért mindennek benne kell lennie, amit a döntéshez tudnia kell, és semminek, ami csak összezavarja.
Egy minta attól jó, hogy minden ajánlat ugyanabban a sorrendben, ugyanazokkal a részekkel készül. Így a kollégák nem felejtik ki az érvényességet vagy a fizetési feltételt, az ügyfél pedig a második ajánlatnál már tudja, hol keresse az összeget.
Mi legyen egy árajánlatban?
- A te cégednek a neve, címe, adószáma és elérhetősége.
- Az ügyfél neve és címe, cégnél a kapcsolattartó neve is.
- Az ajánlat száma és kelte, hogy később mindkét fél ugyanarra hivatkozzon.
- A tételek: megnevezés, mennyiség, mennyiségi egység, egységár és áfakulcs.
- Az összesítő: nettó összeg, áfa és bruttó végösszeg, ugyanabban a pénznemben.
- A teljesítés: mikor, hol és hogyan kapja meg az ügyfél, amit rendel.
- A fizetési feltételek: fizetési mód, határidő, és ha kell, előleg.
- Az érvényesség: meddig tartod az árat.
- Ami nincs benne: kiszállás, anyag, szoftverlicenc vagy bármi, amire az ügyfél magától számítana.
- Az elfogadás módja: aláírás, válaszlevél vagy egy kattintás egy linken.
A tételeknél a legtöbb vita abból lesz, hogy az ügyfél mást ért egy soron, mint te. „Weboldal” helyett írd azt, hogy „öt oldalas bemutatkozó weboldal, két javítási körrel”; „Szerelés” helyett azt, hogy „beépítés helyszínen, egy nap, anyag nélkül”.
Hogyan néz ki egy minta, amit átírhatsz?
Részletek
Az alábbi szerkezet egy kitalált asztalosműhely ajánlata; a szögletes zárójelek helyére a saját adataidat írd. A sorrend a lényeg: aki elolvassa, előbb látja, mit kap, aztán azt, mennyiért, végül azt, mit kell tennie.
- Fejléc: [Cégnév], [cím], adószám: [adószám], [telefon], [e-mail].
- Címzett: [Ügyfél neve], [cím], kapcsolattartó: [név].
- Árajánlat száma: [szám], kelte: [dátum], érvényes: [dátum]-ig.
- Tárgy: beépített konyhabútor gyártása és beépítése a [cím] alatti lakásba.
- Tételek: 1. alsó szekrénysor, [mennyiség] fm, [egységár]; 2. felső szekrénysor, [mennyiség] fm, [egységár]; 3. munkalap, [mennyiség] fm, [egységár]; 4. beépítés helyszínen, 1 nap, [egységár].
- Összesen: nettó [összeg], áfa [kulcs] [összeg], bruttó [összeg].
- Teljesítés: a megrendeléstől számított [szám] héten belül, előre egyeztetett napon.
- Fizetés: [előleg aránya] előleg a megrendeléskor, a fennmaradó rész a beépítés után, átutalással, [szám] napon belül.
- Nem tartalmazza: a régi bútor bontását és elszállítását, a gépek bekötését.
- Elfogadás: válaszolj erre a levélre, vagy fogadd el az ajánlatot a linken.
Ha egy ajánlatot gyakran küldesz, a tételeit érdemes termékként vagy szolgáltatásként elmenteni, hogy a megnevezés és az egységár minden ajánlatban ugyanaz legyen.
Meddig legyen érvényes egy árajánlat?
Részletek
Annyi ideig, ameddig az áraidat tartani tudod. Ha az anyagárak gyorsan változnak, rövidebb érvényesség kell; ha szolgáltatást árazol, amelynek az ára hónapokig ugyanaz, lehet hosszabb is. A lényeg, hogy legyen dátum: egy dátum nélküli ajánlatra az ügyfél fél év múlva is hivatkozhat.
Ha lejárt, és az ügyfél mégis elfogadná, küldj új ajánlatot a mai árakkal, ne a régit hosszabbítsd meg szóban. Így mindkét félnél ugyanaz a papír van.
Számla-e az árajánlat?
Részletek
Nem. Az árajánlat nem számla: fizetési kötelezettséget nem keletkeztet, és nem kell a NAV Online Számla rendszerébe jelenteni. A számla akkor készül, amikor teljesítettél, vagy amikor előleg érkezett; a kettő közé kerülhet egy díjbekérő is, amely szintén nem számla.
Ez általános tájékoztatás, nem adótanácsadás; hogy a te esetedben mikor és milyen számla kell, azt a könyvelőddel egyeztesd.
Hogyan küldöd el, és hogyan lesz belőle számla?
Részletek
PDF-ben e-mailben, vagy linken, amelyen az ügyfél el is fogadhatja. A link előnye, hogy nem kell visszaírnia: a nevét beírja, bepipálja, hogy elfogadja, és te azonnal látod.
A HelloCRM Árajánlatok modulja így dolgozik. Elküldéskor az ajánlat és a tételei egy számozott változatba fagynak, így ha módosítasz és újraküldöd, a második változat nem írja felül az elsőt. Az ügyfél mindig a legutolsó változatot fogadhatja el; a döntést a rendszer a név, az időpont és az ajánlat ujjlenyomata mellett rögzíti.
Elfogadás után egy gombbal számlatervezet lesz belőle a Számlázás modulban, a tételekkel, a kedvezménnyel, a fizetési móddal és a feltételekkel együtt, így a két végösszeg egyezik. Mindkét modul fizetős kiegészítő, 3 napig ingyen kipróbálható.
Milyen hibákat érdemes elkerülni?
Részletek
- Csak bruttó vagy csak nettó összeg: egy cégnek a nettó, egy magánszemélynek a bruttó a fontos, ezért mindkettő legyen ott.
- Érvényesség nélküli ajánlat, amelyre hónapok múlva is hivatkoznak.
- Szóban megbeszélt kedvezmény, ami az ajánlatból kimarad, és a számlán vitát okoz.
- Egy fájl, amit többször átírtál és ugyanazon a néven küldtél el újra.
- Elfogadott ajánlat, amelyből kézzel írod át a számlát, és elírod az egyik sort.
Röviden
Egy jó árajánlat megmondja, ki ajánl kinek, mit és mennyiért (nettó, áfa, bruttó), milyen feltételekkel és határidővel, meddig érvényes, mi nincs benne, és hogyan lehet elfogadni. Az árajánlat nem számla; az elfogadott ajánlatból a HelloCRM-ben egy gombbal számlatervezet lesz, így a két végösszeg egyezik.
Hol olvass tovább?
Gyakori kérdések
Kötelező árajánlatot adni?
Nem: az árajánlat a vevő döntését segíti, nem bizonylat. Sok cég mégis minden munkára ad, mert írásban rögzíti, miben egyeztek meg.
Mi a különbség az árajánlat és a díjbekérő között?
Az árajánlat ajánlat, amit az ügyfél elfogad vagy nem; a díjbekérő fizetési kérés, amit már a megegyezés után küldesz. Egyik sem számla.
Elfogadhatja az ügyfél egy linken?
A HelloCRM-ben igen: a nevét beírja, bepipálja az elfogadást, és a döntés az ajánlat azon változatához kerül, amelyet látott.
Módosíthatom az ajánlatot, miután elküldtem?
Igen, és újraküldéskor új változat lesz belőle; az elfogadott ajánlatot viszont már nem lehet átírni, ott új ajánlat kell.
Források
Ez általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás. A szabályok forrása: NAV Online Számla (ellenőrizve: ); 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.), Nemzeti Jogszabálytár (ellenőrizve: )