Ajánlattól a számláig: így néz ki egy kis cég értékesítési folyamata
Egy kis cég értékesítése jellemzően hat lépés: megkeresés, kapcsolat, üzlet a folyamatban, árajánlat, elfogadás, majd számla és fizetés. Akkor megy simán, ha minden lépés ugyanarra az ügyfélre és ugyanazokra a tételekre épül, így az ajánlat és a számla végösszege egyezik, és semmit nem kell újragépelni.
Megjelent: · Szerző: a HelloCRM csapata
Az alap CRM örökre ingyenes. Előregisztrálj, és az elsők között jutsz be.
Hogyan lesz egy megkeresésből kapcsolat és üzlet?
Tegyük fel, hogy egy győri villanyszerelő cég megkeresései háromféleképpen érkeznek: a weboldal űrlapján, e-mailben és telefonon. Az első szabály az, hogy mindhárom ugyanoda kerüljön, egy kapcsolat adatlapjára, és ne három külön helyre.
- Űrlap: az Űrlapok modullal (fizetős modul) a kitöltött űrlapból kapcsolat lesz, és indíthat automatizmust.
- E-mail: a Postaládák modul ingyenes; a bekötött céges postafiók levelei az ügyfél idővonalára kerülnek.
- Telefon: minden telefonszám mellett hívógomb van, a hívás után egy ablak rákérdez, elérted-e az ügyfelet, jegyzetet vesz fel, és lefoglalja a visszahívást feladatként, emlékeztetővel.
Az új kapcsolat érdeklődőként (lead) indul. Üzlet akkor lesz belőle, amikor van konkrét igény: egy lakás felújítása, egy iroda bővítése. Az üzlet a folyamat tábláján egy kártya, amelyet szakaszról szakaszra húzol, és minden nyitott üzletnek legyen gazdája és dátumos következő lépése. Ha többen fogadjátok a megkereséseket, a beérkező kapcsolatok körforgásban (round robin) is kioszthatók a kollégák között.
Hogyan küldj árajánlatot, amit könnyű elfogadni?
Az árajánlat a folyamat legérzékenyebb pontja: itt dől el, hogy az ügyfél igent mond-e, és itt keletkeznek azok a tételek, amelyek később a számlán is szerepelnek. Két dolog segít a legtöbbet: hogy az ügyfélnek könnyű legyen elfogadni, és hogy a változatok ne keveredjenek össze.
- Az Árajánlatok modulban (fizetős modul) az ajánlat linkként megy ki, és az ügyfél a linken fogadja el; nem kell kinyomtatni, aláírni és visszaszkennelni.
- A módosított ajánlat új változat lesz, nem írja felül az elsőt, így látszik, mit küldtél korábban.
- A Termékek modul (fizetős modul) árlistája az ajánlatot és a számlát is kiszolgálja, így az anyagok és a munkadíj ára egy helyen van.
Az ajánlat elküldése után az üzlet az „ajánlat elküldve” szakaszba kerül, és kapjon egy következő lépést: néhány nap múlva egy telefon, ha addig nem jött válasz. A riport mutatja, melyik üzlet áll túl régóta egy szakaszban, a szakasz saját szokásos idejéhez mérve.
Mi történik az elfogadás után, és hogyan lesz belőle számla?
Részletek
Az elfogadott ajánlatból egy gombbal számlatervezet készül, ugyanazokkal a tételekkel. Ehhez a Számlázás modul is kell (fizetős modul); az Árajánlatok modul önmagában is működik, a számlává alakítás gombja a Számlázás modullal jelenik meg.
- A tervezet még nem számla: átnézheted, kiegészítheted, és csak a kiállítás teszi hivatalossá.
- A kiállítás a céged saját Számlázz.hu- vagy Billingo-fiókján keresztül történik, és a NAV Online Számla rendszerébe ők jelentenek; a HelloCRM maga nem jelent.
- Ugyanazt a számlát kétszer nem lehet kiállítani, és a kiállított számla nem szerkeszthető: sztornózni vagy helyesbíteni lehet.
- Hozzáférési adatok nélkül a számlázás próbaüzemben fut, és ezt ki is írja; a kiállított számla PDF-je a HelloCRM-ben is megmarad.
Az áfakulcs, a fizetési határidő és az óradíj a céged saját beállítása, így nem kell minden számlán újra megadni. A számlázó program díját a Számlázz.hu vagy a Billingo határozza meg.
Mikor kell díjbekérő vagy előlegszámla?
Részletek
Ha egy munka anyagköltsége nagy, sok kis cég előre kér pénzt. Ilyenkor két bizonylat jöhet szóba, és nem ugyanazt jelentik.
- A díjbekérő fizetési felszólítás, nem számla, ezért nem kerül jelentésre a NAV-hoz. A HelloCRM Számlázás modulja díjbekérőt is kiállít, és nem küldi jelentésre.
- Ha előleg érkezik, az áfatörvény az előleg után is fizetendő adót és számlát (előlegszámlát) ír elő. A végszámla a teljes összegről szól, és levonja belőle a már számlázott előleget.
- A HelloCRM a számlázó partnernél előlegszámlaként jelöli az előlegről szóló bizonylatot.
Ez általános tájékoztatás, nem adótanácsadás. Hogy a te munkáidnál mikor melyik bizonylat kell, azt a könyvelőddel egyeztesd, a NAV szabályait pedig az onlineszamla.nav.gov.hu oldalon találod.
Hogyan követed a fizetést és a lejárt számlákat?
Részletek
A számla kiállításával a munka még nincs kész: a pénznek be is kell érkeznie. Egy kis cégnél a késedelmes fizetés ritkán rosszindulat, sokkal gyakrabban feledékenység, amelyre egy udvarias emlékeztető elég.
- A Számlázás modul a lejárt tételeket korosítva mutatja: ki tartozik, és mióta.
- Az Automatizmusok modullal (fizetős modul) a lejárat napján udvarias emlékeztető mehet ki, és ha egy hét múlva sem fizettek, feladat lesz belőle egy kollégának.
- Ha a cégnek van házipénztára, a készpénzes fizetés oda is bekerül, bizonylattal.
- A devizás számla a kiállításkori árfolyamon szerepel, nem a maiján.
Ha egy ügyfél havonta ugyanazt fizeti (karbantartási díj, átalány), az ismétlődő számla magától megy ki. A dátumok a kezdőnaphoz igazodnak, így a 31-én induló számla februárban 28-án, márciusban újra 31-én megy ki, és egy időszakra csak egy számla készülhet.
Miért számít, hogy egy tételsor és tételenkénti kerekítés legyen?
Részletek
Ha az ajánlatot egy táblázatban, a számlát egy másik programban készíted, a tételeket kétszer gépeled be, és kétszer lehet elrontani. Egy elírt mennyiség vagy egy elfelejtett kedvezmény után az ügyfél más végösszeget lát a számlán, mint amit elfogadott, és ez magyarázkodással, javított számlával és késedelmes fizetéssel jár.
A kerekítés módja is számít. Egy tételsor összegét lehet tételenként kerekíteni és összeadni, vagy előbb összeadni és a végén kerekíteni, és a kettő nem mindig adja ugyanazt. Három darab 0,05-ös tétel 27%-os áfával tételenként kerekítve 0,18, a végén kerekítve 0,19. Ez apróság, de egy ajánlat és a belőle készült számla között nem lehet eltérés.
A HelloCRM-ben az ajánlat és a számla ugyanazzal a számítással készül, tételenként kerekítve, így a vevő ugyanazt a végösszeget látja mindkettőn, és a képernyőn látott összeg az, ami eltárolódik.
Hol van az egyes lépés a HelloCRM-ben?
Részletek
| Lépés | Modul | Ár |
|---|---|---|
| Megkeresés űrlapon | Űrlapok | fizetős modul |
| Megkeresés e-mailben | Postaládák | ingyenes |
| Kapcsolat és cég | Kapcsolatok és cégek | ingyenes |
| Üzlet a folyamatban | Üzletek | ingyenes |
| Visszahívás, teendő | Feladatok | ingyenes |
| Árlista | Termékek | fizetős modul |
| Árajánlat linken | Árajánlatok | fizetős modul |
| Számla, díjbekérő, ismétlődő számla | Számlázás | fizetős modul |
| Fizetési emlékeztető | Automatizmusok | fizetős modul |
Minden fizetős modul 3 napig kipróbálható; a modulok árát hamarosan közzétesszük. A Számlázz.hu vagy a Billingo díja ehhez jön.
Röviden
Egy kis cég értékesítése hat lépés: megkeresés, kapcsolat, üzlet a folyamatban, árajánlat, elfogadás, számla és fizetés. Akkor megy simán, ha minden lépés ugyanarra az ügyfélre és ugyanazokra a tételekre épül: az elfogadott ajánlatból egy gombbal számlatervezet lesz, és a két végösszeg egyezik.
Hol olvass tovább?
Gyakori kérdések
Újra kell gépelni a tételeket, amikor az ajánlatból számla lesz?
Nem: az elfogadott ajánlatból egy gombbal számlatervezet készül ugyanazokkal a tételekkel, és a végösszeg is ugyanaz.
A HelloCRM küldi a számlát a NAV-nak?
Nem: a kiállítás és a jelentés a céged saját Számlázz.hu- vagy Billingo-fiókján keresztül történik.
Mit tegyek, ha hibás egy kiállított számla?
A kiállított számla nem szerkeszthető: sztornózni vagy helyesbíteni lehet. A részleteket a könyvelőddel egyeztesd.
Ingyenes az üzletek követése?
Igen, az Üzletek modul az ingyenes csomag része; az ajánlat, a számlázás és az árlista fizetős modul.
Források
Ez általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás. A szabályok forrása: 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.), Nemzeti Jogszabálytár (ellenőrizve: ); NAV Online Számla (ellenőrizve: )