Fizetési felszólítás minta: három levél a lejárt számlára

Az alábbi három levél a HelloCRM saját alapszövege; a szögletes zárójelek helyére a számla adatai kerülnek. Átírhatod, de a szerkezetüket érdemes megtartani: mindegyik ugyanazokat a tényeket mondja el, csak egyre határozottabban.

1. Első emlékeztető (3 nappal a határidő után). Tárgy: Emlékeztető: [számlaszám] számla. Szöveg: Tisztelt [ügyfél neve]! Szeretnénk emlékeztetni, hogy a(z) [számlaszám] számú számlánk fizetési határideje [határidő] volt. A még fennálló összeg: [összeg]. Ha közben már rendezte, kérjük, tekintse levelünket tárgytalannak. [fizetési link] Üdvözlettel, [cégnév]
2. Második emlékeztető (10 nappal a határidő után). Tárgy: Második emlékeztető: [számlaszám] számla. Szöveg: Tisztelt [ügyfél neve]! A(z) [számlaszám] számú számlánk [napok száma] napja lejárt, és még [összeg] rendezetlen. Kérjük, egyenlítse ki a napokban, vagy jelezze, ha valami gond van vele. [fizetési link] Üdvözlettel, [cégnév]
3. Fizetési felszólítás (30 nappal a határidő után). Tárgy: Fizetési felszólítás: [számlaszám] számla. Szöveg: Tisztelt [ügyfél neve]! A(z) [számlaszám] számú, [határidő] határidejű számlánk [napok száma] napja lejárt. A fennálló [összeg] összeget kérjük 8 napon belül rendezze. [fizetési link] Üdvözlettel, [cégnév]

Az első levél feltételezi, hogy a vevő elfelejtette: emlékeztet, és kilépőt ad („ha közben rendezte”). A második már tényt közöl (ennyi napja lejárt) és választ kér: fizessen, vagy szóljon, ha gond van. A harmadik határidőt ad.

Ha egy vevő a második levélre azt írja, hogy a számlával gond van, állítsd le az emlékeztetést arra a számlára, és beszéljétek meg. Ha a vita jogos, a kiállított számlát sztornóval vagy módosító számlával lehet rendbe tenni; hogy melyik kell, azt a könyvelőd mondja meg.

Ilyenkor a levelek ideje lejárt: hívd fel, és kérdezd meg, mi történt, és mikorra tud fizetni. Egy részletfizetési megállapodás gyakran többet hoz, mint egy újabb felszólítás. Ha ez sem vezet eredményre, a következő lépést (például a késedelmi kamatot vagy a követelés behajtását) a könyvelőddel vagy egy ügyvéddel beszéld meg; ezek szabályai nem ennek a cikknek a tárgyai.

Közben érdemes eldönteni, kapjon-e az ügyfél új munkát vagy szállítást, amíg a régi számla nyitott. Ezt jobb előre, szabályként rögzíteni, mint esetenként vitatkozni róla.

A Számlázás modulban a fizetési emlékeztetők a beállításoknál kapcsolhatók be, és amíg nem kapcsolod be, egyetlen levél sem megy ki: az ügyfeleidnek írt levélről te döntesz. A lépcsők napjait és szövegét átírhatod, legfeljebb öt lépcsővel; a szövegekben a számla száma, az összeg, a határidő, a késés napjai, az ügyfél és a céged neve, valamint egy fizetési link helyettesíthető be.

• Egy lépcsőből egy levél megy, akkor is, ha a futás kétszer indul el.
• Ha a számla közben kifizetődött vagy sztornózták, a következő levél nem megy ki.
• Egy számlánál a levelek szüneteltethetők, ha vita van róla.
• Visszapattant vagy panaszt tett címre nem küld, és a számlán kiírja, miért nem.
• Minden levél ott van a számla, az ügyfél és a cég idővonalán.

A lejárt tételek korosítva is látszanak: ki tartozik, és mióta. Aki ennél többet automatizálna (például feladatot nyitna a felelősnek egy lejárt számlánál), az Automatizmusok modulban egy lejárt számlára induló folyamatot építhet. A modulok fizetős kiegészítők, 3 napig ingyen kipróbálhatók.

• Az első levél csak egy hónap múlva megy ki, amikor már nehezebb rákérdezni.
• A levélben a teljes összeg szerepel, pedig a vevő már részben fizetett.
• Nincs benne, hogyan lehet fizetni, és a vevőnek vissza kell kérdeznie.
• Egy már kifizetett számláról is megy felszólítás, mert senki nem rögzítette a befizetést.
• Minden levél más hangnemben, más kolléga fogalmazásában megy ki.