Számlázás és NAV Online Számla: mit kell tudni, ha CRM-ből számlázol?

A számlázás a HelloCRM-ben a Számlázás modul (fizetős modul, 3 napig kipróbálható). A beállítás néhány lépés:

1. Kapcsold be a modult.
2. A beállításoknál add meg a Számlázz.hu- vagy Billingo-fiókod hozzáférését.
3. Állítsd be a céges alapértékeket: áfakulcs, fizetési határidő.
4. Készítsd el a számlát, vagy alakítsd át az elfogadott árajánlatot, majd állítsd ki.

Néhány dolog, amit a rendszer magától tart be:

• A HelloCRM maga nem jelent a NAV-nak: a számlát a Számlázz.hu vagy a Billingo állítja ki a saját fiókodból, és ők jelentik.
• Tervezetet nem lehet kiállítani, és ugyanazt a számlát kétszer sem.
• Hozzáférés nélkül a rendszer próbaüzemben fut, és ezt ki is írja; ilyenkor nem készül valódi számla.
• A kiállított számla PDF-je a HelloCRM-ben is megmarad.
• A papír- vagy e-számla forma a számlázó fiókod beállításától függ.

Ugyanitt van az ismétlődő számla (a kezdőnaphoz igazodik, és egy időszakra egy számla készül) és a lejárt tételek korosítása: ki tartozik, és mióta.

A kiállított számlát nem lehet törölni vagy átírni: érvényteleníteni (sztornó) vagy módosítani lehet. A sztornó a NAV felé is jelentett bizonylat, amely visszafelé ellentételezi az eredeti számlát. Ha csak egy tétel hibás, a módosító számla is szóba jöhet.

A HelloCRM-ben a kiállított számla ezért nem szerkeszthető. Visszavonni sztornóval lehet, amelyet a számlázó partner állít ki és jelent, így a két bizonylat a NAV-nál és a te nyilvántartásodban is egymás mellett áll.

Az áfatörvény a számlát módosító és érvénytelenítő okiratokra is tartalmaz előírásokat. Hogy egy hibánál sztornó vagy módosító számla a megfelelő, azt a könyvelőddel egyeztesd. Tegyük fel például, hogy egy kisebb asztalosműhely rossz vevőnévre állít ki egy számlát: ez már nem egy mező javítása, hanem egy bizonylat, amelyet a szabályok szerint kell rendbe tenni.

A díjbekérő fizetési felszólítás, nem számla, ezért nem kerül jelentésre. Ha a díjbekérő alapján előleg érkezik, az áfatörvény az előleg után is fizetendő adót és számlát (előlegszámlát) ír elő; a végszámla a teljes összegről szól, és levonja belőle a már számlázott előleget.

A HelloCRM díjbekérőt is kiállít, ezt nem küldi jelentésre, az előlegről szóló bizonylatot pedig a számlázó partnernél előlegszámlaként jelöli. A pontos kezelést egyeztesd a könyvelőddel.

Az áfatörvény 82. §-a szerint az általános adómérték 27 százalék; a törvény mellékleteiben felsorolt termékekre és szolgáltatásokra 18 vagy 5 százalék vonatkozik. Hogy egy tételre melyik kulcs vonatkozik, azt mindig a könyvelőddel egyeztesd.

• Az áfakulcs a céged saját alapbeállítása, tételenként felülírható.
• A 0 százalékos tételhez a rendszer adómentességi okot kér, így a számla a megfelelő jelöléssel megy ki.
• A végösszeget tételenként kerekítve számolja, így az árajánlat és a számla ugyanazt az összeget mutatja.
• A devizás számla a kiállításkori árfolyamon számol, nem a maiján.

Az alanyi adómentességnél a NAV tájékoztatása szerint a választásra jogosító értékhatár 2026-tól 20 millió forint (korábban 18 millió), 2027-től 22 millió, 2028-tól 24 millió forint. Alanyi adómentesként áfát nem lehet felszámítani; a választás feltételeit a NAV oldala írja le, és a döntés előtt érdemes könyvelővel számolni.

Egy félórás beszélgetés a könyvelőddel sok javítást megspórol. Vidd magaddal ezt a listát:

1. Melyik számlázó programot és fiókot használjuk, és ki férhet hozzá?
2. Melyik termékre, szolgáltatásra melyik áfakulcs vonatkozik?
3. Alanyi adómentesek vagyunk, vagy azok leszünk?
4. Mikor küldünk díjbekérőt, és mikor kell előlegszámla?
5. Hibás számlánál sztornót vagy módosító számlát állítunk ki?
6. Papírszámla vagy e-számla, és a vevők hozzájárultak-e az e-számlához?
7. Van-e devizás vevőnk, és hogyan kezeljük?
8. Hogyan jut el a könyvelőhöz a havi számlaanyag?

A válaszok egy része a HelloCRM céges alapbeállításaiba kerül (áfakulcs, fizetési határidő), más része a számlázó fiókod beállításaiba. Ha valamelyikre még nincs válasz, az is hasznos eredmény: tudod, mit kell még tisztázni.

Ha CRM-et választasz, és a számlázás is szempont, ezeket a kérdéseket érdemes feltenni, bármelyik rendszerről van szó:

• Ki jelent a NAV-nak: maga a CRM, vagy egy számlázó program, és kinek a fiókjából?
• Mi történik, ha nincs megadva hozzáférés: szól a rendszer, vagy csendben „sikeresnek” jelzi a számlát?
• Ki lehet-e véletlenül kétszer állítani ugyanazt a számlát?
• Szerkeszthető-e a kiállított számla? (Nem szabadna: sztornó vagy módosítás kell.)
• Ugyanazokkal a tételekkel és kerekítéssel lesz-e számla az árajánlatból?
• Megmarad-e a PDF, és kivihetők-e az adatok, ha váltani akarsz?

Ha egy rendszer ezekre egyenes választ ad, a számlázás nem lesz a gyenge pontja. Ha bizonytalan, kérdezz rá írásban.