E-mail-marketing a GDPR szerint: a gyakorlati minimum
Egy hírlevél hosszú távon akkor működik, ha csak olyanoknak megy, akik igazolhatóan kérték, és a címlista tiszta marad. Ez a cikk a gyakorlati minimumot foglalja össze: igazolható hozzájárulás, kettős megerősítés, leiratkozás, tiltólista és a visszapattanó címek. Általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.
Megjelent: · Frissítve: · Szerző: a HelloCRM csapata
Mit kell igazolni a hozzájárulásról?
A GDPR 7. cikk (1) bekezdése szerint ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek igazolnia kell tudnia, hogy az érintett hozzájárult. Ezért érdemes megőrizni, mikor, hol és milyen szöveg mellett történt a feliratkozás.
A feliratkozó űrlapon írd le pontosan, mire iratkozik fel valaki, és ezt a szöveget is őrizd meg. Egy évekkel ezelőtt, táblázatban gyűjtött címlistánál gyakran éppen ez hiányzik; ha nem tudod, igazolható-e a hozzájárulás, kérdezz meg egy adatvédelemben jártas szakembert. A gyakorlati minimum:
- Kettős megerősítés (double opt-in) a feliratkozásnál.
- Leiratkozási link minden levélben.
- Tiltólista, amely egy későbbi importnál is erősebb.
Miért érdemes kettős megerősítést használni?
Kettős megerősítésnél a feliratkozás csak akkor válik érvényessé, ha a feliratkozó a megadott címre küldött levélben lévő linkre kattint. Ez kiszűri az elgépelt és a más nevében megadott címeket, és bizonyítékot ad arra, hogy a cím tulajdonosa valóban kérte a leveleket.
A GDPR nem írja elő kifejezetten, de a hozzájárulás igazolását igen, és erre a double opt-in bevett módszer. A HelloCRM űrlapjain bekapcsolható: a hozzájárulás csak a kattintáskor rögzül, a megjelenített hozzájárulási szöveggel, idővel és IP-címmel együtt.
Hogyan kezeld a leiratkozást?
Részletek
Minden marketinglevélben legyen leiratkozási link, és a leiratkozást tartsd tiszteletben. A HelloCRM a kampánylevelekbe beteszi a linket és azt a fejlécet is, amely alapján a Gmail és az Outlook saját leiratkozás gombot mutat. Egy jelszó-visszaállító levélben nincs ilyen link, mert abból nincs miről leiratkozni.
A leiratkozott cím tiltólistára kerül, amely erősebb egy későbbi importnál. Erre azért van szükség, mert egy régi táblázat újbóli importja különben csendben visszairatná azokat, akik már kérték, hogy ne kapjanak levelet.
Érdemes azt is felkínálni, hogy valaki csak egy-egy listáról iratkozzon le, ne mindenről. A HelloCRM-ben a levélbe tehető beállítási link egy oldalra visz, ahol a címzett listánként dönthet; a leiratkozási link viszont mindenről leiratkoztat, mert aki arra kattint, az ezt kérte. Így a ritkábban olvasott hírlevélről lemondó ügyfél a fontosabb értesítéseket továbbra is megkaphatja.
Miért kell kivenni a visszapattanó címeket?
Részletek
A visszapattanó címekre küldött levelek rontják a kézbesíthetőséget: egy idő után a jó címekre sem érkezik meg a levél. A tartósan visszapattanó címet ki kell venni a küldésből.
Kétféle visszapattanás van. A végleges azt jelenti, hogy a cím nem létezik; az átmeneti például azt, hogy tele van a postafiók. A HelloCRM-ben a véglegesen visszapattant cím magától kikerül a következő küldésből, az átmenetieket pedig számolja: ha egy cím 30 napon belül ötször pattan vissza átmenetileg, véglegesnek számít.
Mit tegyél, ha valaki az adatait vagy azok törlését kéri?
Részletek
Az érintett kérésére add ki vagy töröld az adatait. A HelloCRM-ben egy kattintással letölthető minden, amit egy személyről tárolsz, a törlés pedig a másolatokat is eléri. A törvény alapján megőrzendő bizonylatok megmaradnak, de kikerül belőlük a személy.
Ezek a kérések ritkán érkeznek, ezért könnyű elfelejteni, hol van még adat valakiről: a levelezésben, egy régi táblázatban, a webshopban. Ha minden egy helyen van, a válasz egyszerűbb, és kisebb az esélye, hogy egy másolat kimarad.
Hol olvass tovább?
Gyakori kérdések
Kötelező a double opt-in?
A GDPR nem írja elő kifejezetten, de a hozzájárulás igazolását igen, és erre a double opt-in bevett módszer.
Mi történik, ha egy leiratkozott címet újra importálok?
A tiltólista erősebb az importnál, ezért a cím leiratkozva marad, és nem kap kampánylevelet.
Ez a cikk jogi tanácsadás?
Nem: általános tájékoztatás. A saját esetedről adatvédelemben jártas szakemberrel egyeztess.
Források
Ez általános tájékoztatás, nem jogi vagy adótanácsadás. A szabályok forrása: Az (EU) 2016/679 rendelet (GDPR), EUR-Lex (ellenőrizve: )