Excelből CRM-be: lépésről lépésre

A CSV egyszerű szövegfájl, amelyben a sorok a tábla sorai, az értékeket pedig egy elválasztó karakter választja el. Szinte minden CRM ezt fogadja, és ez a legbiztosabb út két rendszer között.

1. Az Excelben válaszd a Mentés másként menüt, és a formátumok közül a „CSV UTF-8” változatot.
2. Az UTF-8 azért fontos, mert enélkül az ő és az ű betű olvashatatlan jelekként érkezhet meg.
3. A magyar Excel gyakran pontosvesszővel választja el az értékeket; ez nem gond, a HelloCRM importálója a vesszőt, a pontosvesszőt és a tabulátort is felismeri.
4. Mentés után nyisd meg a fájlt egy egyszerű szövegszerkesztőben, és nézd meg, jól látszanak-e az ékezetek.

A HelloCRM importálója egy .xlsx munkafüzet első munkalapját is be tudja olvasni, ugyanazon az úton, mint egy CSV-t. Ha bizonytalan vagy, a CSV UTF-8 a kiszámíthatóbb.

A HelloCRM-ben a kapcsolatokat a Kapcsolatok → Import oldalon töltöd be. Az importőr a gyakori magyar és angol fejléceket magától felismeri, a többit egy listából te párosítod a megfelelő mezőhöz, vagy kihagyod.

• Indítás előtt az előnézet megmutatja, mi kerül be, mi frissül és mi hibás, így semmi nem íródik be látatlanban.
• Az e-mail-címmel rendelkező sorokat egy második futtatás frissíti, nem duplikálja, így egy javított fájlt nyugodtan betölthetsz újra.
• Az e-mail-cím nélküli sort a rendszer nem tudja egy meglévőhöz kötni: ezek minden futtatáskor új kapcsolatként jönnek létre. Ezeket érdemes egyszer, a végén betölteni.

Ha a kapcsolatok fájljában van cégnév oszlop, az importőr a még nem létező cégeket létrehozza, és a kapcsolatot hozzájuk köti. Ha a cégekről több adatod is van (adószám, weboldal, iparág), azokat egy külön fájlból a Cégek → Import oldalon töltheted be.

A folyamatban lévő üzleteket szintén külön fájlban hozd át, az Üzletek → Import oldalon: megnevezés, folyamat, szakasz, érték, pénznem és várható zárás. A kapcsolattartó e-mail-címe köti az üzletet a megfelelő emberhez, ezért ezt az oszlopot ne hagyd ki.

1. Először a cégek, ha külön fájlod van róluk.
2. Utána a kapcsolatok, cégnévvel.
3. Végül az üzletek, a kapcsolattartó e-mail-címével.

Ebben a sorrendben minden betöltéskor megvan már az, amire a következő fájl hivatkozik. A lezárt, régi üzleteket nem kötelező áthozni; sokszor elég egy jegyzet az ügyfélnél arról, mit vett korábban.

Bármilyen gondos a tisztítás, egy régi táblázatban mindig marad néhány ember kétszer: egyszer a céges, egyszer a magáncímével, vagy egyszer elírt névvel. A HelloCRM-ben egy cégen belül egy e-mail-cím csak egy élő kapcsolathoz tartozhat, ezért a duplikációkeresés nem az e-mailt, hanem a telefonszámot és a név plusz cég párost nézi.

• A telefonszámokat egységes alakra hozza, így a +36, a 06 és a körzetszámos írásmód ugyanazt a számot jelenti.
• A talált párokat egymás mellett mutatja, és te döntöd el, melyik maradjon.
• Az összevonás mindent megtart: a jegyzetek, a levelek, a feladatok és az üzletek a megmaradó adatlapra kerülnek.

Az import utáni első napon érdemes egyszer végignézni a duplikációs listát, mielőtt a kollégák elkezdenek a rekordokra jegyzeteket írni.

Csak az, akinek a hozzájárulását igazolni tudod. A GDPR 7. cikk (1) bekezdése szerint ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, az adatkezelőnek igazolnia kell tudnia, hogy az érintett hozzájárult. Egy táblázat egy sora önmagában ritkán ilyen igazolás: nem derül ki belőle, mikor, hol és milyen szöveg mellett iratkozott fel valaki.

• Ha a fájlban van „Hírlevél” vagy „Feliratkozva” oszlop, az importőr felismeri: az „igen” feliratkozottnak, a „nem” leiratkozottnak jelöli a kapcsolatot.
• Akit a tiltólistára tettél (mert leiratkozott), azt az import akkor sem iratkoztatja fel újra, ha a fájl igent ír.
• Ne hagyd a fájlra a döntést: tegyél be egy ilyen oszlopot, és írj „nem”-et mindenkihez, akinek a hozzájárulását nem tudod igazolni.
• Őket egy kettős megerősítésű (double opt-in) feliratkozó űrlappal kérdezheted meg újra; ott a hozzájárulás a kattintáskor rögzül, a megjelenített szöveggel együtt.

Ez általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás; a saját adatkezelésedről az adatvédelmi tanácsadóddal egyeztess.

Az import csak a költözés fele. A másik fele az, hogy a csapat a CRM-ben kezdjen dolgozni, és ne a régi táblázatban. Ehhez az első héten néhány egyszerű szokást kell kialakítani.

1. Zárd le a régi táblázatot csak olvashatóra, hogy ne legyen két igazság.
2. Minden visszahívást és teendőt feladatként vegyetek fel, határidővel és felelőssel; a HelloCRM alapból egy nappal előtte emlékeztet.
3. Állítsd be az értékesítési folyamat szakaszait, és tedd fel a nyitott üzleteket a táblára. Az ingyenes csomagban két folyamat lehet, az Üzletek modul ingyenes.
4. Hívd meg a kollégákat (az ingyenes csomagban 3 felhasználóig), és állítsd be, ki láthatja csak a saját ügyfeleit.
5. Kösd be a céges postafiókot, hogy a levelek az ügyfél idővonalára kerüljenek.
6. A hét végén csinálj egy exportot, és nézd meg, minden átjött-e.