Projektmenedzsment kis cégnél: keret, feladatok, idő és számla
Egy kis cégnél a projektmenedzsment négy dolog egyben tartása: mit kell leszállítani (mérföldkövek és feladatok), ki csinálja, mennyi idő megy el rá, és mennyi a keret. Ha ezek egy helyen vannak, a túllépés akkor látszik, amikor még lehet rajta változtatni, és a ráfordított idő újragépelés nélkül kerül a számlára. Ez az útmutató lépésről lépésre végigveszi, a megrendeléstől a számláig.
Megjelent: · Szerző: a HelloCRM csapata
Az alap CRM örökre ingyenes. Előregisztrálj, és az elsők között jutsz be.
Mikor projekt egy munka, és mikor csak egy feladat?
Projekt az a munka, amelynek van eleje és vége, egy ügyfélnek készül, több lépésből áll, és több ember vagy több nap kell hozzá: egy weboldal, egy irodafelújítás, egy szoftverbevezetés, egy rendezvény. Egy telefonhívás vagy egy ajánlat elküldése feladat; egy hónapos munka egy megrendelőnek projekt.
A különbség azért számít, mert egy projektnél nem elég tudni, mi a következő teendő: azt is látni kell, hogyan áll a munka egésze a vállaláshoz képest. Erre a kérdésre egy feladatlista nem felel, egy projekt viszont igen.
Milyen lépésekben vidd végig a projektet?
- Megrendelés: az elfogadott árajánlat a kiindulás, benne a vállalt tartalommal és az árral.
- Keret: órában és pénzben is, hogy mindkettő túllépése látszódjon.
- Mérföldkövek: három-öt nagyobb állomás, amelyet az ügyfél is ért.
- Feladatok: a mérföldkövek lebontva, mindegyik felelőssel és határidővel.
- Időrögzítés: mindenki a projektre írja, mennyit dolgozott rajta.
- Heti ránézés: hol tart a munka, és mennyi fogyott a keretből.
- Számlázás: a ráfordított idő vagy a mérföldkő a számlára kerül.
- Lezárás: mi ment jól, mi nem, és mennyi lett a valódi ráfordítás.
Hogyan határozd meg a keretet?
Részletek
A keret az árajánlatból jön: ha óradíjjal dolgozol, az órák száma; ha fix áron, akkor az a ráfordítás, amelyből az ár még nyereséges. Érdemes mindkettőt megadni, mert egy fix áras projekt órákban is túlléphet, és ez akkor is veszteség, ha az ügyfél egy forinttal sem fizet többet.
A keretnél a figyelmeztetés a fontos, nem a végösszeg: ha csak akkor derül ki a túllépés, amikor elfogyott a keret, már nincs mit tenni. Ha viszont nagyjából négyötödénél jelez, még van idő szólni az ügyfélnek, pótmunkát ajánlani, vagy szűkíteni a tartalmat.
Hogyan oszd ki a feladatokat egy kis csapatban?
Részletek
Minden feladatnak egy felelőse legyen, ne kettő: két felelős esetén mindketten azt hiszik, a másik csinálja. A határidő legyen valós dátum, ne „jövő hét”, és a feladat a projekthez kötődjön, hogy a projekt oldaláról látszódjon, mi van még nyitva.
- Egy mérföldkő akkor van kész, ha az összes hozzá tartozó feladat kész, és az ügyfél jóváhagyta.
- Ami a projekt közben derül ki, abból új feladat legyen, ne egy levél, ami elvész.
- A heti megbeszélést a projekt oldaláról tartsd, a nyitott feladatokon végigmenve.
Miért kell a projekt idejét rögzíteni?
Részletek
Mert enélkül nem tudod, megérte-e. Egy kis cég többnyire érzésre árazza a következő hasonló munkát, és ha az érzés rendszeresen alábecsül, minden projekt egy kicsit veszteséges. Ha a kollégák a projektre írják az idejüket, a lezáráskor kiderül, mennyi volt a valódi ráfordítás, és a következő ajánlat ebből készülhet.
Az időt percben érdemes rögzíteni, nem tizedes órában: az „1 óra 45 perc” egész számként pontos marad, a tizedes óra viszont kerekítéskor elcsúszhat. Óradíjas munkánál a számlán is ugyanannak a számnak kell megjelennie, amit a projekt oldalán látsz.
Hogyan lesz a projektből számla?
Részletek
Két szokásos mód van. Óradíjas munkánál a ráfordított idő díjtételenként összesítve kerül a számlára, nem negyven tizenöt perces sorban, mert az ügyfél egy díjat fogadott el, nem egy naplót. Fix áras munkánál mérföldkövenként vagy a végén számlázol, és a rögzített idő a saját nyereségedet mutatja meg.
Mindkét esetben az a fontos, hogy egy óra csak egyszer kerülhessen számlára, akkor is, ha két kolléga egyszerre nyomja meg a gombot. A számlázásról és a NAV-ról szóló útmutató leírja, hogyan megy tovább a számla.
Hogyan megy ez a HelloCRM-ben?
Részletek
- A Projektek modulban egy projekt egy ügyfélhez vagy céghez kötődik, mérföldkövekkel és felelőssel.
- A keret percben és nettó összegben is megadható, mindkettő opcionális, és 80 százaléknál jelez.
- A haladást a mérföldkövek mutatják, ha vannak, különben a feladatok; ha egyik sincs, nem mutat 0 százalékot.
- A projekt feladatai ugyanazok a feladatok, mint máshol, és a projekt ideje ugyanaz a munkaidő, a heti időlappal és jóváhagyással.
- A számlázás a ráfordított időt díjtételenként vezeti a számlavázlatra, és egy óra csak egyszer számlázható.
- Egy kolléga a „csak a saját rekordjai” beállítással csak a saját projektjeit látja; a gazdátlan projektek mindenkinek látszanak.
Mit nézz meg, amikor lezárod a projektet?
Részletek
A lezárás egy rövid, fél órás visszatekintés, és a legtöbb kis cég éppen ezt hagyja ki. Három kérdés elég: mennyi volt a valódi ráfordítás a kerethez képest, melyik mérföldkő csúszott és miért, és mi derült ki a projekt közben, amit az ajánlat nem tartalmazott. A válaszokat írd fel a projekthez, mert a következő hasonló ajánlatnál ott fogod keresni.
Ha a pótmunkák rendszeresen ugyanott jelennek meg, az a következő ajánlat sablonjába való, nem a következő projekt meglepetései közé. Így a projektmenedzsment nemcsak a futó munkát tartja rendben, hanem az árazást is javítja.
Milyen hibákat érdemes elkerülni?
Részletek
- Keret nélkül indítani a projektet, és csak a végén összeadni az órákat.
- A feladatokat egy külön táblázatban vezetni, a projekttől függetlenül.
- A pótmunkát szóban megbeszélni, és nem felírni sem feladatként, sem az ajánlathoz.
- A lezárást kihagyni, így a következő ajánlat megint érzésre készül.
Röviden
Egy kis cégnél a projektmenedzsment a mérföldkövek, a feladatok, a ráfordított idő és a keret egyben tartása. Add meg a keretet órában és pénzben, figyelmeztessen a vége előtt, és mindenki a projektre írja az idejét percben. A ráfordított idő díjtételenként kerüljön a számlára, és a lezáráskor nézd meg a valódi ráfordítást, mert a következő ajánlat abból készül.
Hol olvass tovább?
Gyakori kérdések
Kell külön projektmenedzsment-program egy kis cégnek?
Nem feltétlenül: ha a projekt az ügyfélnek készül, és a végén számla lesz belőle, kényelmesebb, ha a CRM-ben van, ahol az ügyfél, az ajánlat és a számla is. Külön program akkor kell, ha a projektek nagyon sok belső lépésből állnak.
Órában vagy pénzben adjam meg a keretet?
Ha lehet, mindkettőben: az óra a csapat terhelését, a pénz a nyereséget mutatja. Egy fix áras projekt órában is túlléphet.
Hogyan számlázzam az óradíjas projektet?
A ráfordított időt díjtételenként összesítve, nem bejegyzésenként. Így a számla olvasható, és ugyanazt a számot mutatja, mint a projekt oldala.
Mit jelent a 80 százalékos figyelmeztetés?
A HelloCRM-ben a projekt jelzi, ha a ráfordított idő vagy összeg elérte a keret 80 százalékát, hogy még a túllépés előtt lehessen dönteni.