CRM bevezetés lépései egy kis cégnél, a céltól az első hónapig
Egy CRM bevezetése egy kis cégnél nyolc lépés: eldöntöd, mit kell megoldania, kijelölsz egy felelőst, rendbe teszed és áthozod a meglévő ügyféladatokat, beállítod az értékesítési folyamatot és a jogosultságokat, bekötöd a postafiókot, betanítod a csapatot egy közös szabályra, és egy hónap után megnézed, működik-e. A szoftver beállítása ebből egy-két nap; a többi az, hogy a csapat tényleg ott dolgozzon.
Megjelent: · Szerző: a HelloCRM csapata
Az alap CRM örökre ingyenes. Előregisztrálj, és az elsők között jutsz be.
Mit jelent a CRM bevezetése egy kis cégnél?
Nem telepítést: egy felhős CRM-hez nincs mit telepíteni, a fiók percek alatt elkészül. A bevezetés az, hogy az ügyfelekkel kapcsolatos munka a táblázatokból, a postafiókokból és a fejekből egy helyre költözik, és onnantól ott is marad.
Egy három-tíz fős cégnél ez a legnehezebb rész, mert nincs külön informatikus vagy projektmenedzser, aki ezzel foglalkozna. Ezért érdemes kicsiben kezdeni: egy folyamattal, egy csapattal, és csak akkor bővíteni, ha az első rész már magától megy.
Mit dönts el, mielőtt bármit beállítasz?
- A célt egy mondatban: például „ne vesszen el egy érdeklődő sem”, vagy „lássuk, melyik ajánlatra nem jött válasz”.
- Mit vált ki: melyik táblázatot, füzetet vagy régi programot nem használjátok tovább, és melyik naptól.
- Ki a felelős: egy ember, aki a beállításokat végzi, és akihez a kérdések futnak.
- Kik használják az első hónapban: inkább az egész értékesítés, mint egy-egy önkéntes.
- Mi az a kevés adat, ami minden ügyfélnél kell: név, e-mail, telefon, cég, felelős, státusz.
Ha ezt a listát nem tudod kitölteni, a CRM-választás és -bevezetés előtt ezt érdemes megbeszélni a csapattal. A választás szempontjait a CRM-választási útmutató sorolja végig.
Milyen lépésekben vezesd be a CRM-et?
Részletek
- Cél és felelős: a fenti öt döntés, leírva.
- Fiók és alapadatok: a cég neve, címe, adószáma és a dokumentumok alapértékei.
- Adatok áthozása: a meglévő ügyféllista megtisztítva, CSV-ből importálva.
- Értékesítési folyamat: a szakaszok úgy, ahogy nálatok tényleg haladnak az üzletek.
- Jogosultságok: ki mit lát és mit módosíthat.
- Levelezés: a céges postafiók bekötése, hogy a levelek az ügyfélhez kerüljenek.
- Csapat: egy rövid közös alkalom és egy szabály, amit mindenki betart.
- Ellenőrzés egy hónap után: mi működik, mi nem, és mit kapcsolsz be ezután.
Hogyan hozd át a meglévő ügyféladatokat?
Részletek
A legtöbb kis cégnél az ügyfelek egy Excel-táblában vagy egy régi program exportjában vannak. Mielőtt importálod, tedd rendbe: egy sor egy ember, egy fejlécsor, külön oszlop a vezeték- és keresztnévnek, a duplikált sorok összevonva. Utána UTF-8 kódolású CSV-be mentsd, különben az ő és ű betűkből kérdőjel lesz.
Ne hozz át mindent: ami öt éve nem volt ügyfél, és nincs rá jogalapod, azt nem kell a CRM-be tenni. A lépéseket és a buktatókat az Excelből CRM-be útmutató írja le részletesen.
Hogyan állítsd be a folyamatot és a jogosultságokat?
Részletek
A folyamat szakaszai legyenek azok, amelyek nálatok valóban megtörténnek, például: érdeklődő, felmérés, ajánlat elküldve, tárgyalás, megnyert vagy elvesztett. Öt-hét szakasz elég; ha egy szakaszban soha nem áll üzlet, az felesleges. A szakaszok később is átírhatók, ezért nem kell elsőre tökéletesnek lennie.
A jogosultságnál két kérdés van: ki mit tehet (például kiállíthat-e számlát), és ki melyik ügyfelet látja. Három embernél is számít, mert egy távozó kolléga a teljes ügyféllistát magával viheti. A gazdátlan ügyfelek mindenkinek látszanak, hogy egy új érdeklődő ne vesszen el.
Hogyan éred el, hogy a csapat tényleg használja?
Részletek
Egy szabállyal, amit mindenki ért: ami nincs a CRM-ben, az nem történt meg. Ha egy ügyféllel beszéltél, az a kapcsolat idővonalára kerül; ha vissza kell hívni, abból feladat lesz; ha ajánlatot kért, abból üzlet. A heti megbeszélést a CRM-ből tartsd, ne egy külön táblázatból, mert ha a vezető onnan kérdez, a csapat oda ír.
- Az első héten csak a napi munkát vidd át: ügyfelek, hívások, feladatok.
- A régi táblázatot egy adott napon tedd csak olvashatóvá, hogy ne legyen két igazság.
- Minden kérdés egy embernél fusson össze, és a válasz kerüljön egy közös jegyzetbe.
Honnan tudod, hogy sikerült a bevezetés?
Részletek
Egy hónap után nézd meg három dolgot. Bekerül-e minden új érdeklődő a CRM-be, vagy van, aki még a saját füzetébe ír? Van-e minden nyitott üzletnek következő lépése, vagy sok áll hetek óta ugyanott? És a heti megbeszélés a CRM-ből megy-e? Ha mindhárom igen, a bevezetés megtörtént, és jöhet a következő terület, például az árajánlatok vagy a hírlevél.
Hogyan megy ez a HelloCRM-ben?
Részletek
A regisztráció után egy beállító varázsló három kérdést tesz fel: a cég adatai és a dokumentumok alapértékei, a kívánt modulok, majd a kollégák meghívása. Kihagyható, és később is befejezhető. A munkaterület egy kapcsolóval példaadatokkal tölthető fel, hogy a csapat kipróbálhassa; ürítéskor csak a példák törlődnek, amit közben ti rögzítettetek, megmarad.
A CSV-import, a kapcsolatok, a cégek, az üzletek, a feladatok, a belső naptár és a postaládák az ingyenes csomag részei (Felhasználó: 3, Kapcsolat: 2000, E-mail / hó: 500, Tárhely: 1 GB). A szerepkörök és a rekordszintű láthatóság állítható, a fizetős modulok pedig egyenként, 3 napig kipróbálhatók.
Milyen hibákat érdemes elkerülni a bevezetésnél?
Részletek
- Minden modult az első napon bekapcsolni: a csapat elveszik a menüben.
- Húsz egyedi mezőt felvenni, amit senki nem tölt ki.
- Párhuzamosan tovább vezetni a régi táblázatot.
- Felelős nélkül indulni, abban bízva, hogy mindenki magától rájön.
- Hírlevelet küldeni az importált címekre anélkül, hogy a hozzájárulást igazolni tudnád.
Röviden
Egy kis cégnél a CRM bevezetése nyolc lépés, és a szoftver beállítása ebből csak egy-két nap: a többi az, hogy a csapat tényleg ott dolgozzon. Írd le a célt és a felelőst, hozd át a rendbe tett ügyféllistát, állítsd be a folyamatot és a jogosultságokat, és tartsd a szabályt, hogy ami nincs a CRM-ben, az nem történt meg. Egy hónap után nézd meg, minden érdeklődő bekerül-e, és minden üzletnek van-e következő lépése.
Hol olvass tovább?
Gyakori kérdések
Mennyi ideig tart egy CRM bevezetése egy kis cégnél?
A beállítás egy-két nap; az, hogy a csapat tényleg a CRM-ben dolgozzon, nagyjából egy hónap. Egy hónap után érdemes megnézni, minden érdeklődő bekerül-e, és minden üzletnek van-e következő lépése.
Kell külső tanácsadó a bevezetéshez?
Egy kis cégnél többnyire nem: elég egy belső felelős, egy leírt cél és egy közös szabály. Tanácsadó akkor segít, ha sok régi rendszert kell összekötni.
Mit hozzak át a régi táblázatból?
Az aktív ügyfeleket és érdeklődőket, rendbe tett oszlopokkal. Akit régóta nem kerestetek, és nincs rá jogalapotok, azt nem kell áthozni.
Kipróbálható a HelloCRM bevezetés előtt?
Igen: a demó regisztráció nélkül nyílik, az alap CRM pedig ingyenes, időkorlát nélkül, így a bevezetés első lépései fizetés nélkül megtehetők.