Telefonos értékesítés kis cégnél: hívás, visszahívás, emlékeztető

Október 15. óta minden telefonszám mellett hívás gomb van, a kapcsolat és a cég oldalán, és a kapcsolati térképen minden ember mellett. A gomb a saját eszközödön tárcsáz (a telefonon vagy a számítógéphez kötött hívóalkalmazásban), és közben megnyílik a hívásablak:

• Megkérdezi, elérted-e az ügyfelet.
• Helyben beírod, mit beszéltetek.
• Beírod a visszahívást, gyors időpontokkal: egy óra múlva, ma délután, holnap 10-kor, két nap múlva, egy hét múlva.
• Ha nem érted el, a visszahívás nem marad ki: alapból holnap 10 órára ajánl időpontot.

Mentéskor a hívás az idővonalra kerül, a visszahívás pedig feladat lesz. Minden határidős feladat alapból kap egy emlékeztetőt egy nappal előtte, ha nem kapcsolod ki. A kapcsolat és a cég oldalán a közelgő feladatok és hívások listája látszik, mindegyik mellett hívás gombbal, a belső naptárban pedig a feladat helyben szerkeszthető. Ez az ingyenes csomag része.

A jó hívásjegyzet nem jegyzőkönyv: annyi, amennyiből egy kolléga holnap folytatni tudja a beszélgetést. Három-négy rövid sor elég:

• Mi a helyzet: mire van szüksége, mi változott az előző beszélgetés óta.
• Mit ígértél: árajánlatot, mintát, egy kolléga hívását.
• Mi a következő lépés, és ki teszi meg.
• Ami a döntést befolyásolja: határidő, költségkeret, ki dönt még.

Egy példa: „Elérte. Jövő hónapban költöznek, addig kell az ajánlat. Az ügyvezető dönt, ő csütörtökön ér rá. Ajánlatot küldök holnap délig, csütörtökön 10-kor visszahívom.” Ebből egy kolléga is tudja, mi a dolga. Ne írj bele olyat, amit nem mondanál az ügyfél szemébe, és ne jegyezz fel érzékeny személyes adatot, ha az üzlethez nem kell.

Két irány van. Ha te hívtad az ügyfelet, és nem vette fel, a hívásablakban a „nem értem el” választ jelölöd, és a rendszer ilyenkor mindig kér visszahívást. Így a sikertelen próbálkozás is nyomot hagy: látszik, hányszor és mikor próbáltad.

Ha az ügyfél hívott titeket, és senki nem vette fel, az a nehezebb eset, mert a hívás egy mobil híváslistájában ragad. Erre a fizetős Telefon modul (fizetős modul) való: a nem fogadott hívásról azonnal tud valaki, nem másnap, a hívásnapló szűrhető a nem fogadottakra, és ha a hívó már ismert kapcsolat, a felelőse azonnal esedékes visszahívási feladatot kap. Az ismeretlen számról jövő hívásból nem lesz automatikusan kapcsolat, mert egy téves hívás nem érdeklődő.

Bármelyik iránynál érdemes egy szabályt rögzíteni a csapatban, például hogy egy nem fogadott ügyfélhívásra még aznap visszahívtok.

Amíg mindenki a saját mobiljáról hív, az ingyenes hívás gomb és hívásablak elég. A modul akkor éri meg, amikor a cégnek saját telefonszámai vannak, és több ember fogadja a hívásokat:

• Céges telefonszámok: látszik, a sales vagy az ügyfélszolgálat vonala csörgött.
• Minden hívás a kapcsolat idővonalán, felvétellel és leirattal.
• A bejövő hívót a rendszer a telefonszáma alapján megtalálja a kapcsolatok között, akkor is, ha másképp írták be (+36 vagy 06).
• A hívás gomb a céges telefonközponton át indítja a hívást, ha be van állítva.

A modul egy bekötött telefonszolgáltatón keresztül működik: Aircall, Twilio, vagy egy általános telefonközpont, amely webhookot küld. A szolgáltató díját ő maga határozza meg. A modul 3 napig kipróbálható.

Egy hívásfelvétel és egy leirat személyes adat, ezért a rögzítést érdemes előre átgondolni. Ez nem jogi tanács, csak néhány józan szempont:

• Érdemes a hívás elején szólni, ha a beszélgetést rögzítitek.
• Érdemes eldönteni, mit miért rögzítetek, és meddig tartjátok meg.
• A szabályokat érdemes egy adatvédelemben jártas jogásszal átnézni, mielőtt bekapcsolod a felvételt.

Ha nem rögzítitek a hívásokat, a hívásjegyzet akkor is az ügyfél adatai között van, ezért ugyanaz a mérce: csak azt írd le, ami az üzlethez kell, és amit az ügyfél is nyugodtan elolvashatna.

A HelloCRM GDPR-eszközei ingyenesek: egy személy összes adatát egy kattintással letöltheted, ha kéri, és a törlés a másolatokra is kiterjed. A jogszabály szövegét az Európai Unió hivatalos oldalán (EUR-Lex) olvashatod.

A nap eleje a lefoglalt visszahívásoké: a feladatlistád és a naptár megmutatja, kinek mit ígértél mára. Utána jöhetnek az új érdeklődők. Ebben segít a lead scoring, amely a HelloCRM-ben alapból be van kapcsolva: levélmegnyitás, kattintás, űrlapbeküldés, oldalmegtekintés, új üzlet és rögzített tevékenység ér pontot, és a régi pontok idővel elévülnek, így aki fél éve kattintott, nem kerül a lista elejére.

Hetente egyszer, fél órában érdemes végignézni az üzleteket:

• Melyik üzlethez nincs következő lépés? Ott vagy lefoglalod a hívást, vagy lezárod elveszettként.
• Melyik üzlet áll túl régóta egy szakaszban? A riport ezt a szakasz saját átlagos idejéhez méri.
• Melyik visszahívás csúszott le, és miért?
• Kinek ígértetek ajánlatot, ami még nem ment ki?

Az Üzletek, a Feladatok, a Naptár és a Riportok az ingyenes csomag része; a határai: Felhasználó: 3; Kapcsolat: 2000; E-mail / hó: 500; Tárhely: 1 GB.