Ingyenes CRM: mire figyelj, mielőtt választasz?

Példaként a mi csomagunk: a HelloCRM-ben minden új fiók az ingyenes csomaggal indul, időkorlát és bankkártya nélkül. Benne vannak ezek a modulok: Üzletek, Ügyfélportál, Feladatok, Naptár, Postaládák, Riportok, AI asszisztens. Mindig ingyenes: Kapcsolatok és cégek, Jegyzetek és idővonal, Fájlok, CSV-import és export, GDPR-eszközök.

Ami az ingyenes csomagból kimarad, az modulonként adható hozzá: az árajánlat, a számlázás, a hírlevél, az automatizmusok vagy az ügyfélszolgálat. Egy kis csapat így elkezdheti az ügyfelek, az üzletek és a feladatok vezetését, és csak akkor fizet, amikor egy konkrét területre szüksége van.

A kinövés kétféle lehet: vagy több kell ugyanabból (több felhasználó, több kapcsolat, több levél), vagy egy új terület (számlázás, kampányok, webshop). A két eset máshogy kerül pénzbe, ezért érdemes külön megnézni őket.

• Új terület a HelloCRM-ben: egy kiegészítő modul (az árak hamarosan), és mindegyik 3 napig kipróbálható, mielőtt fizetsz.
• Az ár a vásárláskor rögzül, így egy későbbi árlista-változás nem írja át a meglévő előfizetést.
• Ha a korlátokon túl kell lépni (például 3 felhasználónál többen vagytok), az a csomagok kérdése; a csomagárak: hamarosan.

Bármelyik rendszernél kérdezd meg előre: ha egyetlen korlátot lépsz át, egy egész magasabb csomagot kell-e venned, vagy csak azt, ami hiányzik. Ez a különbség egy év alatt sokat jelenthet.

Ez az a kérdés, amelyet a legritkábban tesznek fel a választás előtt, és a legtöbbet számít utána. Egyes rendszerek a fizetés megszűnésekor csak olvashatóvá teszik a fiókot, mások egy idő után törlik az adatokat. Kérd írásban, mi történik.

• A HelloCRM-ben ha egy fizetős időszak véget ér, a cég az ingyenes csomagra kerül vissza: az alap CRM írható marad, a fizetős modulok kikapcsolnak, és semmi nem törlődik.
• A lemondott modul a kifizetett időszak végéig megmarad, utána kikapcsol, és az adatai ott maradnak; ha újra bekapcsolod, mindent ott találsz.
• Egy fizetett, majd lemondott cég így nem kerül rosszabb helyzetbe, mint egy soha nem fizető.

Egy ingyenes csomag csak akkor valóban ingyenes, ha el is lehet hagyni. Ha az export fizetős, csak kérésre működik, vagy hiányos, akkor az ár az lesz, amibe a bennmaradás kerül.

• Nézd meg, kiviheted-e magad a kapcsolatokat, a cégeket és az üzleteket egy általános formátumban, például CSV-ben.
• Próbáld ki az első héten, ne a felmondás napján.
• Nézd meg, megvannak-e az ügyfelekhez tartozó jegyzetek és fájlok is.

A HelloCRM-ben a CSV-import és -export mindenkinek jár, az ingyenes csomagban is, és a GDPR-eszközökkel egy személy minden adata egy gombbal letölthető, ha ő kéri. A váltást a másik irányba is megkönnyítjük: a Kapcsolatok → Import oldal felismeri a gyakori magyar és angol fejléceket.

• Felhasználónkénti díj: a következő lépcső ára a csapattal együtt nő.
• Alapfunkció fizetős kiegészítőként: a számlázás vagy a hírlevél külön díjjal.
• Levélküldési keret: a havi e-mail-szám túllépése külön díjat vagy csomagváltást jelenthet.
• Integrációk: a webshop vagy a számlázó bekötése harmadik féltől vásárolt csatolóval.
• Külső szolgáltatások: a számlázó programnak (például Számlázz.hu, Billingo) saját díja van, amelyet ők határoznak meg.

Egy példa: tegyük fel, hogy egy debreceni háromfős szerviz az ingyenes alap mellé az Árajánlatok, a Számlázás és a Termékek modult veszi meg. Ez három fizetős modul (az árakat hamarosan közzétesszük); a Számlázz.hu vagy a Billingo díja ehhez jön.

Sok kis cégnek tartósan elég, ha a munkája elsősorban ügyfelek, üzletek, feladatok és levelek követéséből áll. Akkor érdemes továbblépni, ha egy konkrét terület hiányzik, nem azért, mert több funkció jól hangzik.

• Elég lehet: egy-három fős szolgáltató cégnek, 2000 kapcsolat alatt, amely a számlákat máshol állítja ki, és ritkán küld hírlevelet.
• Elég lehet: egy induló vállalkozásnak, amely előbb a saját értékesítési folyamatát akarja megtalálni.
• Kevés lehet: ha a számlát is a CRM-ből állítanád ki, mert az fizetős modul.
• Kevés lehet: ha több kolléga dolgozik az ügyfelekkel, mint amennyit a csomag enged.
• Kevés lehet: ha havonta az 500-nál több levelet küldenél, vagy API-n kötnéd be a webshopot.